A munkahelyi levelezés kezelése önmagában is terhet ró az egyénre, hiszen felelősséggel kell dönteni a beérkező üzenetek rangsorolásáról. Pszichológusok most rámutattak, hogy az e-mail etikett figyelmen kívül hagyása nem csupán hétköznapi bosszúság, hanem a mentális egészség egyik legnagyobb ellensége.

A brit Kingston Üzleti Iskola kutatócsoportja 28 e-mail fiókot vett górcső alá, hogy megállapítsa, azok mennyire növelik a dolgozók stressz-szintjét. Hét vétséget, vagyis „halálos bűnt” azonosítottak, amelyek negatív vagy ártalmas érzéseket válthatnak ki. A másodperceken belüli, továbbá a munkaidőn kívüli válaszadás olyan érzést keltett a címzettekben, hogy ők nem elég elkötelezettek a munkájuk irányában. Amikor pedig mindkét fél belement az azonnali válaszolás jelentette pingpong játékba, hatalmas nyomást kezdtek érezni, s egyre kevésbé gondolták át az üzenetek tartalmát.

Az automatikus válaszok, a társasággal töltött időben pötyögött üzenetek, a túl sok címzettes litániák és a levelek teljes figyelmen kívül hagyása egytől egyik udvariatlanság benyomását keltette; akik pedig folyton olvasottsági visszaigazolást kértek a többiektől, túlzottan követelőzőnek tűntek. „Az eredmények alapján bár azt hisszük, hogy hatékony és működőképes stratégiát alkalmazunk a vállalati levelezésben, valójában azoknak az érzéseiért is felelünk, akikkel kapcsolatban állunk” – nyilatkozta a kutatást vezető Dr. Emma Russell.

A szakértő rámutatott, hogy az e-mailezési szokásaink saját egészségünkre is éppolyan ártalmasak lehetnek, mint azokéra, akikkel kapcsolatban állunk, ami hosszú távon rossz benyomás keltéséhez vagy az irányítás elvesztéséhez vezethet. Egy baráti összejövetel közben írt levél például meggyőz ugyan másokat arról, hogy milyen elkötelezettek vagyunk, ám a meggondolatlanul gyors válaszadás végül problémát okozhat.

A hét „halálos” e-mail bűn összefoglalva: 

1.    Pingpong levelezés, azaz villámgyors üzenetváltás

2.    Munkaidőn kívüli írás

3.    Társaságban történő levelezés

4.    Az üzenetek figyelmen kívül hagyása

5.    Olvasottsági jelentés kérése

6.    Azonnali válaszadás

7.    Automatikus válasz